จัดการงบไปเที่ยวง่ายๆ ด้วย Excel

รับประกัน ว่าคุณจะเหลือเงินไปช็อปได้อีกมากมาย... 

     ถ้าคุณเป็นคนหนึ่ง ที่กำลังนั่งนับเงินในกระปุกออมสิน หรือกำลังดูบัญชีออมทรัพย์ในธนาคาร ที่บากบั่นเก็บเงินฝากมาทั้งปี และกำลังคิดว่าเราควรถอนออกมาเท่าไรดี สำหรับใช้ในทริปต่อไป  แนะนำให้ลองอ่านบทความนี้ให้จบบางทีอาจจะทำให้การไปเที่ยวครั้งต่อไปของคุณเปลี่ยนจากหน้ามือเป็นหลังมือ พร้อมวิธีดีๆ ที่จะช่วยให้คุณไม่ต้องมานั่งกังวลอีกต่อไป ว่าจะเหลือเงินพอซื้อของฝากที่ทำงาน หรือฝากพ่อแม่พี่น้องเพื่อนๆหรือเปล่า...จะช็อป ชิม เที่ยวเล่นที่ไหน ก็ไปได้ตามสบาย เพราะคุณจะรู้ว่า ทุกอย่าง ถูกคำนวณเตรียมไว้หมดแล้ว :) 

     ถ้าคุณเคยใช้ excel ทำบัญชีงบดุลปกติ คือมันจะบอกคุณอยู่แล้วว่า ข้างนึงคุณมีงบเท่าไหร่ อีกข้างคุณจ่ายเท่าไหร่ ลบกันแล้วกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่) ง่ายๆแค่นั้น แต่รู้ไหม ประโยชน์มหาศาลเลยนะ

     มาดูตัวอย่างของผมเลยดีกว่า ผมเอาเงินเก็บ 5 หมื่น เงินเดือน 5 หมื่น และวงเงินบัตรเครดิต 35,000 บาท ตั้งด้านซ้าย จากนั้นใส่ค่าใช้จ่ายต่างๆลงในตารางด้านขวา ใส่ปุ๊บ เห็นปั๊บ ผมจะมีเงินเหลือเท่าไหร่ ตารางง่ายๆ แต่ทำให้ผมสบายใจได้ว่า ผมจะมีเงินพอสำหรับทริปแน่นอน และผมสามารถควบคุมเงินในกระเป๋าได้จริงๆ ที่สำคัญที่สุด สามารถแยกในแต่ละวันได้ด้วย ว่าใช้เท่าไหร่ เหลือเท่าไหร่ และทบเก็บเพิ่มสำหรับเที่ยวในวันต่อไปได้อีกเท่าไหร่   

     ถ้าคุณอยากลองทำดู ไม่ยากเลย มันเป็นตาราง excel ใส่สูตรปกติทั่วไป ทำได้บน Google Drive ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเข้าถึงตารางนี้เมื่อไหร่ก็ได้ขอแค่มีอินเตอร์เน็ต ทั้งบนมือถือ แท็ปเล็ต หรือโน้ตบุ๊คก็ได้ เที่ยวจบหนึ่งวัน ใส่ข้อมูลลงไป ที่เหลือตารางคำนวณให้หมด ที่สำคัญไม่ต้องนั่งดาวน์โหลดแอพทำบัญชีอะไรเลย ไม่มีค่าใช้จ่าย ไม่ต้องใส่โค้ด ส่ง SMS ยืนยันหรือลงทะเบียนอะไร แค่มี Gmail account ก็พอ ซึ่งเชื่อว่าทุกคนก็น่าจะมีกันอยู่แล้ว 

ใช้ตารางยังไง?...

     ตารางจริงๆ ออกแบบเองได้เลยไม่ยากมาก บน Google Docs (หมวด spreadsheet) จะใส่ลูกเล่นของแต่ละคนยังไงก็ว่ากันไป แต่ผมก็ได้ทำเผื่อให้ทุกคนไว้ให้แล้ว เพียงแค่ คลิ๊กที่นี่ แล้วก็กด “Make a copy” ตรง File แค่นั้นคุณก็ได้ตารางสำเร็จรูปเป็นของตัวเองแล้ว (สำหรับคนที่ยังไม่มี Google account แนะนำให้ไปสมัครไว้เลย เมลล์จะใช้หรือไม่ ไม่ว่ากัน แต่ Google เขามีของเล่นมากมาย อย่างน้อยๆมี Drive ให้คุณเก็บรูปได้ฟรีๆตั้งหลาย GB เลยหนะ) 

     ถ้าคุณอยากใช้ตารางในมือถือ ก็แค่ดาวน์โหลดแอพ Google Sheets มาไว้ คราวนี้คุณก็สามารถอัพเดตข้อมูลผ่านมือถือของคุณจากทุกที่ทุกเวลา  

     แนะนำว่า เวลาใส่ข้อมูลในตาราง ให้ใส่จากค่าใช้จ่ายที่จำเป็นมากที่สุด และหากเป็นค่าใช้จ่ายในอนาคต ให้ใส่แต่ละรายการโดยประเมินเผื่อไว้สูงสุดเท่าที่น่าจะเป็นไปได้ (ไม่งั้นถ้าประเมินต่ำไป อาจเกิดการคาดเคลื่อนกับความเป็นจริง) ค่าใช้จ่ายหลัก ก็พวกค่าตั๋วเครื่องบิน ค่าโรงแรม ค่าเช่ารถ เป็นต้น

     ถ้าคุณมีแพลนจะไปเที่ยวสวนสนุก หรืออยากซื้อทัวร์ไปสถานที่เที่ยวสำคัญๆ ต่างๆ อันนั้นก็ถือว่าเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายหลักที่ต้องใส่ในทริปด้วย เวลาคำนวณจริง คุณจะได้สบายใจและมั่นใจได้ว่า คุณคำนวณเผื่อทุกอย่างไว้แล้ว และสามารถใช้จ่ายแต่ละวันได้อย่างเต็มที่ตามที่วางแผนไว้คราวนี้ลองมาคำนวณดูกันเล่นๆ ยกตัวอย่างถ้าผมจะไปสิงคโปร์ใหม่อีกครั้งแบบวางแผนล่วงหน้า สมมุติว่า เดินทางวันที่ 10 - 16 ตุลาคมนี้

     ในตาราง เมื่อใส่วันที่แล้ว คุณจะเห็นว่าด้านขวามือ จะปรากฏลิสต์วันแต่ละวันขึ้นมา มีหน้าตาแบบนี้:

     จากนั้นก็เริ่มเติมค่าใช้จ่ายต่างๆลงไป:

     ตั๋วเครื่องบิน กรุงเทพฯ - สิงคโปร์ สำหรับผู้ใหญ่ 2 เด็ก 1 บินตรงโดยสายการบิน Jetstar อ้างอิงจากราคาบนเว็บ Jetradar.co.th ราคา 10,672 บาท (ถ้าอยากรู้ว่า หาตั๋วถูกบนเว็บไซต์ยังไง อ่านที่นี่เลย) 

     ที่พัก สำหรับทริปไปสิงคโปร์ ก็เป็นอันรู้กันว่า ค่าโรงแรมที่นั่นราคาแพงอยู่เหมือนกัน แม้ว่าจะมีตัวเลือกมากมาย เช่น ถ้าอยากพักหรูๆอย่าง Marina Bay Sands ประมาณ 3-4 คืน ก็จะอยู่ที่ประมาณหกหมื่นกว่าบาทเป็นอย่างต่ำ แต่ผมคงไม่สู้ราคา หาที่พักแถว Chinatown หรือใกล้ที่เที่ยวที่กินแถว Clark Quay ก็ตีซะประมาณ 2 หมื่นได้ (ลองดูราคาตามนี้ - วิธีหาโรงแรมใกล้ที่เที่ยวของคุณ ในเมืองที่คุณไม่เคยไป) 

     ไปสิงคโปร์ ก็อยากแวะเที่ยว Universal Studio บ้างไรบ้าง ไม่พอ ผมคิดเผื่อเจ้าตัวเล็กของผม ที่จะนั่งรถไปเที่ยวต่อที่มาเลเซียอีก 1 คืน ไปที่ Legoland พักโรงแรมชื่อดัง Lego Hotel. 

     ไปเที่ยว Legoland ก็อย่าลืม คิดค่าเข้า และค่ารถไปมาเลเซีย รวมไปด้วยนะ

     พอใส่ครบที่ตามที่ลิสต์มา เราก็พอจะมองเห็นภาพรวม ของทริป และค่าใช้จ่าย โดยประมาณการสำหรับไปเที่ยวแล้ว และถ้าอยากเที่ยวที่ไหนเพิ่มเติม ก็ใส่ลงในตารางได้เต็มที่ หรือถ้าไม่ชัวร์ว่าจะไปหรือไม่ไปเที่ยวที่ใดที่หนึ่ง แนะนำว่า ใส่ลงไปเผื่อไว้เลย เตรียมไปเกินดีกว่าเตรียมไปขาดน่ะ :)

     ดังนั้นเราก็จะได้ตารางออกมาประมาณนี้:

     มาถึงตรงนี้ เราก็จะได้ค่าใช้จ่ายหลักๆ สำหรับการไปเที่ยวพ่อแม่ลูก 3 คน อยู่ที่ 62,939 บาท หลายคนอาจจะนึกว่า ทำไมมันเยอะจัง แต่ถ้าคนที่เคยไปเที่ยวสิงคโปร์มาแล้ว คงรู้ว่า นี่เป็นขั้นต่ำที่ถือว่าน้อยแล้วสำหรับการไปเที่ยวที่เกาะมหัศจรรย์นี้ ตารางนี้ทำให้คุณเห็นชัดเจนว่า คุณต้องมีเงินขั้นต่ำเท่าไรตอนนี้ เห็นมั้ยละ ดีกว่าคุณไม่วางแผนอะไรไว้เลย แล้วเอาแต่รูดบัตรจ่ายๆไปเรื่อยเหมือนใครบางคนแถวนี้ (ฮึ่ม...) จนคุณอาจตกใจถ้าบัตรวงเงินเต็มแล้วจำเป็นต้องใช้ขึ้นมา แย่แน่ๆ!! 

     อ้อ…เกือบลืม ถือว่าเป็นเรื่องดีสำหรับคนไทยด้วยว่า ไปสิงคโปร์ (และอีกหลายประเทศ ที่คนไทยเราไปได้ไม่ต้องขอวีซ่า) แต่ภรรยาผมเป็นฝรั่ง ต้องเสียค่าทำวีซ่า 50 เหรียญ ผมก็เลยต้องใส่รวมไปเป็นค่าใช้จ่ายด้วย ถ้าเป็นทริปไปประเทศอื่นๆ ที่คนไทยต้องทำวีซ่า ก็อย่าลืมใส่ค่าทำวีซ่าในตารางนี้ด้วยนะ

     คราวนี้ ก็มาสู่ขั้นตอนที่สอง คือ รวบรวมงบประมาณที่คุณมีสำหรับทริปนี้

     ในขั้นนี้ ให้คุณใส่แหล่งรายได้ของคุณหรือ “งบ” สำหรับที่จะไปเที่ยวสิงคโปร์ ซึ่งอาจจะเป็นเงินในกระปุกหมูออมสินที่คุณเก็บมาหลายสิบปี วงเงินในบัตรเครดิต หรือเงินเก็บในธนาคารก็ดี ใส่ให้หมดทั้งเงินสด เงินไม่สด (ฮา) ยกตัวอย่างของผม ผมมีเงินสดเตรียมสำรองสำหรับทริปไว้ 25,000 บาท และเงินในบัตรเครดิตอีก 35,000 บาท  ถ้าผมลองไม่เอาเงินเดือนมาคิด ก็จะได้เป็นงบประมาณส่วนตัวของผม แบบนี้:

     รวมกัน เท่ากับผมจะมีเงิน 6 หมื่นบาท ในขณะที่ค่าใช้จ่าย ถึงหกหมื่นสอง!!!

     หา!!! เงินไม่พอ!!! ทำไงดีล่ะ???

     ขั้นต่อไป... แหงละ ก็ต้องเพิ่มงบสิครับ จากทริปก่อนๆที่ผ่านมา ผมก็พอรู้แล้วว่า ถ้าจะให้เที่ยวสนุก ไม่รู้สึกลำบากใจในการใช้เงินเกินไป วันนึงๆผมต้องมีติดกระเป๋าอย่างน้อย 200-300 เหรียญสิงคโปร์ พอรู้อย่างนี้ปุ๊ป ต้องทำยังไงต่อละ?

     ไม่ยาก จุดนี้ ก็แค่ลอง เพิ่มเงินใส่ในช่อง “ต้องเก็บเพิ่มจากเงินเดือน” หาจุดที่พอเหมาะกับค่าใช้จ่ายที่คุณวางเอาไว้ อย่างในกรณีของผม ผมวางไว้ว่า อยากให้สามารถใช้จ่ายได้ประมาณ 200-300 เหรียญสิงคโปร์ ต่อวัน

     ดังนั้น ถ้าผมลองเจียดเงินเดือนในช่องดังกล่าวซัก 20,000 บาท จะพบว่า เราจะมีงบประมาณไว้เที่ยวพอ เป็น 97 เหรียญต่อวัน แต่ถ้าผมลองใส่สัก 50,000 บาทหละ ผลลัพธ์เปลี่ยนจากหน้ามือเป็นหลังมือเลย สำหรับ 3 คน พ่อแม่ลูก แทนที่จะใช้กันได้แค่วันละ 97 เหรียญ จะกลายเป็นสามารถใช้กันวันละ 268 เหรียญ!!! แน่นอน 286 เหรียญต่อวัน ย่อมดีกว่า

     เพราะฉะนั้น เวลาใช้ตารางนี้ ให้คุณดูที่ว่า คุณอยากมี budget สำหรับใช้แต่ละวันเท่าไร (ตั้งค่าเป็นสกุลเงินท้องถิ่นได้เลยด้วย ตามอัตราแลกเปลี่ยน) ถ้าคุณได้งบรายวันที่พอใจแล้ว ก็ให้ย้อนกลับมาดูว่า คุณต้องมีเงินเก็บเท่าไร   

     สิ่งที่สำคัญ คือ ตารางทำให้รู้ว่า คุณมีเงินไว้ใช้จ่ายได้ตามที่ต้องการทุกประการ ไม่ขาดแน่นอน

     ส่วนเวลาที่คุณไปเที่ยว พอหมดวัน ก็แค่เปิดแอพ Google sheet บนมือถือของคุณหรือเปิดคอมฯ ที่โรงแรม แล้วเติมรายการ “ค่าใช้จ่ายจริง” ในวันนั้นๆ ลงไป ตารางก็จะคำนวนเงินที่คุณ “เหลือสะสม” สำหรับวันถัดไปให้คุณใช้ได้ด้วย พูดง่ายๆคือ ถ้าวันไหนคุณใช้จ่ายน้อยกว่าที่คิดไว้ คุณก็จะมีเงินทบไปวันต่อไปเรื่อยๆ ซึ่งวิธีแบบนี้ จะทำให้คุณรู้ได้ทันทีว่า คุณกำลังมือเติบเกินไปหรือเปล่า เพราะถ้าคุณใช้จ่ายเกินงบรายวัน คุณจะเห็นงบสำหรับวันต่อๆไปน้อยลง แล้วคุณก็จะต้องใช้จ่ายอย่างประหยัดมากขึ้นจนกว่าตัวเลขจะกลับมา “เขียว” ใหม่อีกครั้ง 

     การใส่รายการลงตาราง ทำได้ตามสบาย จะใส่ละเอียดแบบกระทั่งแยกสินค้ารายชิ้น หรือจะใส่แบบเหมารวมๆก็ได้ แค่ต้องใส่รายการใช้จ่ายให้ครบเท่านั้นเอง ดังนั้นเราควรเก็บเช็ค/ใบเสร็จรับเงินไว้ จนกว่าคุณจะลงบัญชีเสร็จ แล้วถึงค่อยทิ้งนะ

     ผมลองลงตารางเล่นๆเป็นตัวอย่าง จะได้ประมาณนี้:

     ถ้าผมใช้จ่ายในวันแรกไป 205 เหรียญสิงคโปร์ ผมจะมีเงินเหลือจากวันแรกประมาณ 63 เหรียญสิงคโปร์ (268 - 205 = 63) ซึ่งจะไปทบกับของวันที่ 2 คือ ก็คือเพิ่มให้กับ 268 เหรียญของวันที่สอง ดังนั้น วันที่ 2 ของทริป ผมจะมีงบสำหรับวันนั้นถึง 268 + 63 = 332 เหรียญสิงคโปร์ 

     (อันนี้ อย่าเพิ่งงงนะครับ ว่าทำไม 268 + 63 ถึงกลายเป็น 332 ไม่ใช่ 331 ผมไม่ได้ตกคณิตศาสตร์ครับ 55555 เพียงแต่เราทำตารางยึดตามค่าเงินสิงคโปร์ที่จะมีจุดทศนิยม ดังนั้น จะมี +1 ขึ้นมาจากเศษครับ เวลานำข้อมูลลงตาราง ใส่ข้อมูลไปเป็นสกุลเงินท้องถิ่นเลยก็ดีครับ)

     ถัดมาถ้าในวันที่ 2 ผมยังใช้เงินพอๆกันกับวันแรก สมมุติว่า บังเอิญน้อยกว่าวันแรกนิดหน่อย อยู่ที่ 202 เหรียญสิงคโปร์ แบบนี้ผมจะมีเงินเหลือ 332 - 202 = 130 เหรียญสิงคโปร์ ที่แน่นอนจะถูกยกไปรวมกับงบของวันที่ 3 เท่ากับว่า ในวันที่ 3 แทนที่จะมีแค่ 268 เหรียญ ผมจะมีถึง 268 + 130 = 398 เหรียญสิงคโปร์ แล้วก็ใช้หลักการนี้ต่อไปเรื่อยๆ

     ดังนั้น ถ้าอยากมีเงินเที่ยวในวันหลังๆ มากกว่าวันแรกๆ (แต่ส่วนใหญ่เรามักจะหมดไปในวันแรกๆ และแทบไม่เหลือในวันหลังๆ ใช่ไหมละ?) ก็ควรใช้ตารางให้เป็นประโยชน์ คุณจะเห็นได้อย่างชัดเจนเลยว่า จริงๆแล้วคุณมีเงินเหลือพอซื้อของฝากให้คนทั้งแผนกหรือลูกค้าทุกรายของคุณเลยด้วยซ้ำ  

     งั้นสมมุติ วันที่ 3 ของคุณ เกิดมีเหตุจำเป็นต้องใช้เงินมากกว่างบที่ตั้งไว้ เช่น ลูกชายเกิดอยากจะไปสวนสนุก ร้องอยากไป Sentosa จะเป็นยังไงละ? ไปดูกัน...

     ในตัวอย่าง ผมสมมุติว่าผมจ่ายค่าบัตรเข้า Sentosa และค่าอาหารที่นั้น เกินงบที่ตั้งไว้อยู่ 87 เหรียญ นั่นเท่ากับว่า งบในวันถัดไป ก็จะต้องถูก “หักออก” ไปตามจำนวนที่ติดลบอยู่ด้วย ดังนั้น ถ้าในวันที่ 3 ผมใช้เกิน วันที่ 4 ของทริปผม ผมก็จะเหลือ budget อยู่แค่ 268 - 87 = 181 (182 ในตาราง) เหรียญ เท่านั้น 

     เห็นไหม ว่าการทำบัญชีง่ายๆ ด้วยตาราง Excel ได้ประโยชน์มากมาย ทั้งเรื่องวางแผนการเดินทาง การตั้งงบประมาณทริป การควบคุมค่าใช้จ่ายรายวัน ฯลฯ  ใช้ง่าย และเป็นระบบระเบียบ ปัญหางบไม่พอจ่ายจะไม่มีอีกต่อไป

สรุป:

     1.ค่าใช้จ่ายเข็มขัดสั้นและเข็มขัดยาว (คาดไม่ถึงและเกินคาด ฮาาา...) ไม่มีทางเกิดขึ้น

     2.สิ่งสำคัญที่สุดที่ช่วยให้มีเงินเหลือเก็บ คือ การตั้งงบประมาณรายวัน

     3.ใช้ตารางง่ายๆ วางแผนไว้ จะได้ไม่ต้องปวดหัวทีหลัง

     แชร์และชวนคนที่คุณรู้จัก ให้หันมาทำบัญชีง่ายๆแบบนี้ copy และเริ่มใช้ตารางตามตัวอย่างที่ให้ไป จะได้เที่ยวกันได้สุดเหวี่ยงและช็อปกันสนุุกก่อนกลับแบบไม่ต้องกลัวงบหมดกระเป๋า ส่วนถ้าเรื่องประหยัดค่าตั๋วเครื่องบิน ก็ให้ Jetradar จัดการเปรียบเทียบราคาตั๋ว และแนะนำตั๋วที่ดีสุดจากข้อมูลของสายการบินกว่า 1,000 แห่งทั่วโลก Jetradar ขอให้คุณสนุกกับการเดินทาง และปลอดภัยในเวลาพักผ่อน.

[Advertorial]